3 dni pracy → 10 minut dla kilku kliknięć
Tak skrócił się proces związany z obsługą danych kadrowych po wdrożeniu naszej automatyzacji opartej na Excelu, Power Query i VBA.
Co dokładnie zrobiliśmy?
W firmie Klienta dane dotyczące ponad 100 pracowników były co miesiąc ręcznie przygotowywane i wprowadzane do systemu Optima. Proces obejmował ręczne wpisywanie nieobecności, godzin pracy, nadgodzin, premii oraz danych ze SmartLuncha.
Klient był przekonany, że automatyzacja nie jest możliwa, gdyż dane pochodziły z plików PDF oraz niestandardowych arkuszy Excel. Proces od lat opierał się na ręcznym przepisywaniu informacji i zajmował ponad 3 dni pracy każdego miesiąca.
Zaproponowaliśmy automatyzację, która całkowicie wyeliminowała ręczne przepisywanie danych. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu osiągnęliśmy:
Ze względu na sposób przygotowania danych proces był postrzegany jako trudny do zautomatyzowania. Dominowało przekonanie, że jedynym rozwiązaniem pozostaje ręczne przepisywanie informacji i comiesięczna, powtarzalna praca.
W efekcie cały proces zajmował około 3 dni pracy każdego miesiąca.
skrócenie procesu z 3 dni do 10 minut
wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych
ograniczenie ryzyka błędów
To historia o procesie, który przez lata był uznawany za niemożliwy do zautomatyzowania.
Proces opisany powyżej przez lata był wykonywany ręcznie, ponieważ uznawano go za zbyt złożony do automatyzacji.
Podobne sytuacje występują w wielu firmach: dane są kopiowane między systemami, pracownicy pracują na wielu plikach, a powtarzalne zadania pochłaniają dziesiątki godzin miesięcznie.
Jeśli jakiś proces w Twojej firmie od dawna działa „tak jak zawsze”, warto sprawdzić, czy rzeczywiście musi tak wyglądać.
Nie zakładaj, że czegoś nie da się zautomatyzować.
Jeśli w Twojej firmie ktoś co miesiąc wykonuje te same czynności, przenosi dane między plikami lub ręcznie obsługuje powtarzalne procesy, istnieje duża szansa, że można odzyskać dziesiątki godzin pracy.
Pokaż proces. Znajdziemy rozwiązanie.
Każdy proces wygląda inaczej, dlatego nie proponujemy jednego, uniwersalnego rozwiązania. Dobieramy narzędzia do sposobu pracy, istniejących systemów i realnych potrzeb firmy. W zależności od procesu rozwiązaniem może być:
automatyczne przetwarzanie i przygotowywanie danych
zaawansowany arkusz Excel eliminujący ręczną pracę
rozwiązanie oparte na VBA / Power Query
integracja danych między systemami
automatyzacja raportów i powtarzalnych procesów
wewnętrzne narzędzie dla zespołu
rozwiązania wspierane AI
automatyczne przetwarzanie dokumentów PDF i danych z różnych źródeł
Czasem największe oszczędności ukrywają się w procesach wykonywanych od lat
Opisz w kilku zdaniach, jak wygląda codzienna praca w Twojej firmie. Przeanalizujemy proces i zaproponujemy rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb.
Masz pytania?
Tak. Każde wdrożenie projektujemy indywidualnie na podstawie procesów, projektów i źródeł danych w Twojej firmie.
Czas wdrożenia zależy od złożoności procesów i dostępności danych, jednak pierwsze efekty są widoczne już na wczesnym etapie projektu.
Tak. Każde narzędzie można dostosowywać do nowych projektów, zmian w organizacji oraz dodatkowych wymagań
Nie. W wielu przypadkach wykorzystujemy rozwiązania i narzędzia, które firma już posiada. Często celem nie jest wprowadzanie kolejnego systemu, ale uproszczenie istniejącego procesu.
Nie musisz tego wiedzieć. Wiele procesów przez lata funkcjonuje ręcznie, ponieważ uznawane są za zbyt skomplikowane lub „niemożliwe do zautomatyzowania”. Wystarczy pokazać, jak wygląda obecna praca i wspólnie sprawdzimy możliwości.
Tak, jeśli rzeczywiście przynosi wartość. AI jest jednym z narzędzi, ale nie celem samym w sobie. W niektórych projektach najlepszym rozwiązaniem będzie AI, a w innych Excel, integracja systemów lub automatyzacja procesu.
Nie. Nie trzeba znać technologii ani wiedzieć, czy potrzebny będzie Excel, VBA, AI czy integracja systemów. Wystarczy pokazać proces.